9 stratégies éprouvées pour rendre vos réunions productives

Avant d’organiser votre première réunion, vous avez forcément participé un jour, en tant qu’invité, à un meeting. Et vous avez sans doute pu constater aussitôt que si une bonne réunion aboutit généralement à une belle collaboration pleine de productivité, à l’inverse, une réunion mal organisée constitue généralement une belle perte de temps… Aussi, il est indispensable de veiller à respecter quelques règles pour rendre ses réunions productives.

Réunions mode d’emploi

Par exemple, il est indispensable de bien indiquer clairement l’ordre du jour d’une réunion à tous les convives, et de n’inviter à cette dernière que les participants dont la présence est indispensable. Comprenez par là ceux qui seront en mesure d’apporter quelque chose à la réunion, de par leur fonction, leurs idées, leurs talents… Ce n’est pas parce que la réunion compte beaucoup de participants qu’elle sera forcément productive (au contraire même…)

Infographie offerte par Wrike – basé sur un logiciel de gestion de projet web

Aussi, il est important de capter l’attention d’entrée de jeu, en démarrant le meeting avec une données intéressante, une anecdote, un retour client…  Il peut également être intéressant de demander à chaque participant quel est l’objectif de la réunion qui va suivre, afin de s’assurer des motivations de chacun.

Evidemment, il est primordial de suivre scrupuleusement l’ordre du jour, afin de ne pas se dipserser. La réunion se termine plus tôt que prévu ? Ce n’est pas grave, il faut mettre fin à cette dernière, et ne pas allonger le meeting sans raison, ce qui est bien souvent contre-productif une nouvelle fois. Afin de s’assurer une attention sans faille, il est également important d’interdire l’utilisation de portables, tablettes et autres ordinateurs. L’attention doit se porter sur la réunion elle-même, sans la moindre distraction.

Enfin, au terme de la réunion, il est primordial de définir les rôles de chacun, et indiquer les responsabilités et les délais, en ce qui concerne les décisions qui viennent d’être adoptées. Le but est évidemment d’éviter autant que possible les réunions à rallonge, mal pensées et qui s’avèrent toujours contre-productives…